W pierwszej części artykułu dużo miejsca poświęciliśmy dokumentacji, jaką powinno posiadać biuro rachunkowe w kontekście ustawy o przeciwdziałaniu praniu pienieniach i finansowaniu terroryzmu. Jednakże posiadanie takiej dokumentacji, jak również wykonanie analizy ryzyka to tylko część obowiązków nałożonych na biura księgowe. W części drugiej przybliżymy większość z pozostałych obowiązków nałożonych na instytucję obowiązaną w związku w ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, która weszła w życie 13 lipca 2018 roku.
KADRA
Należy pamiętać również o:
- Wyznaczeniu kadry kierowniczej wyższego szczebla odpowiedzialnej za wykonywanie obowiązków określonych w ustawie.
W przypadku instytucji obowiązanej, w której działa zarząd lub inny organ zarządzający, wyznacza się spośród członków tego organu osobę odpowiedzialną za wdrażanie obowiązków określonych w ustawie.
- Wyznaczeniu pracownika zajmującego kierownicze stanowisko odpowiedzialnego za zapewnienie zgodności działalności instytucji obowiązanej oraz jej pracowników i innych osób wykonujących czynności na rzecz tej instytucji obowiązanej z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
W przypadku instytucji obowiązanych prowadzących działalność jednoosobowo zadania kadry kierowniczej wyższego szczebla oraz pracownika, o których mowa w punktach powyżej, wykonuje osoba prowadząca tę działalność.
ŚRODKI BEZPIECZEŃSTWA FINANSOWEGO
Biuro rachunkowe ma również obowiązek stosowania wobec swoich klientów środków bezpieczeństwa finansowego.
Ustawa dokładnie wskazuje zakres stosowania takich środków, w tym:
- identyfikację klienta oraz weryfikację jego tożsamości,
- identyfikację beneficjenta rzeczywistego oraz podejmowanie uzasadnionych czynności w celu:
- weryfikacji jego tożsamości,
- ustalenia struktury własności i kontroli - w przypadku klienta będącego osobą prawną albo jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej,
- ocenę stosunków gospodarczych i, stosownie do sytuacji, uzyskanie informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru,
- bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta, w tym:
- analizę transakcji przeprowadzanych w ramach stosunków gospodarczych w celu zapewnienia, że transakcje te są zgodne z wiedzą instytucji obowiązanej o kliencie, rodzaju i zakresie prowadzonej przez niego działalności oraz zgodne z ryzykiem prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanym z tym klientem,
- badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych będących w dyspozycji klienta - w przypadkach uzasadnionych okolicznościami,
- zapewnienie, że posiadane dokumenty, dane lub informacje dotyczące stosunków gospodarczych są na bieżąco aktualizowane
oraz przesłanki stosowania środków bezpieczeństwa finansowego w przypadkach:
- nawiązywania stosunków gospodarczych,
- przeprowadzania transakcji okazjonalnej:
- o równowartości 15 000 euro lub większej, bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane, lub
- która stanowi transfer środków pieniężnych na kwotę przekraczającą równowartość 1000 euro,
- przeprowadzania gotówkowej transakcji okazjonalnej o równowartości 10 000 euro lub większej, bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane - w przypadku instytucji obowiązanych, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 23 ustawy,
- obstawiania stawek oraz odbioru wygranych o równowartości 2000 euro lub większej, bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane - w przypadku instytucji obowiązanych, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 20 ustawy,
- podejrzenia prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu,
- wątpliwości co do prawdziwości lub kompletności dotychczas uzyskanych danych identyfikacyjnych klienta.
Ustawodawca dokładnie wskazuje również, co należy rozumieć poprzez identyfikacje klienta, o której mowa powyżej.
Identyfikacja klienta polega na ustaleniu w przypadku:
osoby fizycznej:
- imienia i nazwiska,
- obywatelstwa,
- numeru Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL) lub daty urodzenia w przypadku gdy nie nadano numeru PESEL, oraz państwa urodzenia,
- serii i numeru dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby,
- adresu zamieszkania - w przypadku posiadania tej informacji przez instytucję obowiązaną,
- nazwy (firmy), numeru identyfikacji podatkowej (NIP) oraz adresu głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej - w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą,
osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej:
- nazwy (firmy),
- formy organizacyjnej,
- adresu siedziby lub adresu prowadzenia działalności,
- NIP, a w przypadku braku takiego numeru - państwa rejestracji, rejestru handlowego oraz numeru i daty rejestracji,
- danych identyfikacyjnych, o których mowa w pkt 1 lit. a i c, osoby reprezentującej tę osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.
Biuro rachunkowe ma również obowiązek rozpoznawania ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanego ze stosunkami gospodarczymi lub z transakcją okazjonalną oraz oceniania poziomu rozpoznanego ryzyka.
Biuro rachunkowe dodatkowo ma obowiązek dokumentowania rozpoznanego ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanego ze stosunkami gospodarczymi lub z transakcją okazjonalną oraz jego ocenę, uwzględniając w szczególności czynniki dotyczące:
W przypadku, gdy instytucja obowiązana nie może zastosować jednego ze środków bezpieczeństwa finansowego, wtedy ustawodawca bardzo rygorystycznie wskazuje, iż instytucja obowiązana:
PRZECHOWYWANIE DOKUMENTACJI
Instytucje obowiązane przechowują przez okres 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym zakończono stosunki gospodarcze z klientem lub w którym przeprowadzono transakcje okazjonalne:
Instytucje obowiązane przechowują również wyniki analiz przeprowadzonych transakcji przez okres 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku ich przeprowadzania. W stosunku do biura księgowego Generalny Inspektor nie może zarządzać (jak w przypadku co do niektórych innych instytucji obowiązanych) przedłużenia okresu przechowywania wymienionej wyżej dokumentacji, jeśli byłoby to konieczne w celu przeciwdziałania praniu pieniędzy lub finansowaniu terroryzmu.
SZKOLENIA
Instytucje obowiązane zapewniają udział osób wykonujących obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w programach szkoleniowych dotyczących realizacji tych obowiązków.
Programy szkoleniowe powinny uwzględniać charakter, rodzaj i rozmiar działalności prowadzonej przez instytucję obowiązaną oraz zapewniać aktualną wiedzę w zakresie realizacji obowiązków instytucji obowiązanej.
OBOWIĄZEK ZACHOWANIA TAJEMNICY INFORMACJI
Instytucje obowiązane, ich pracownicy oraz inne osoby działające w imieniu i na rzecz instytucji obowiązanych zachowują w tajemnicy fakt przekazania Generalnemu Inspektorowi lub innym właściwym organom informacji określonych w rozdziałach 7 - Przekazanie i gromadzenie informacji i 8 - Wstrzymywanie transakcji i blokowanie rachunków, oraz informacji o prowadzonych analizach dotyczących prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.
ZAWIADOMIENIE GENERALNEGO INSPEKTORA O OKOLICZNOŚCIACH MOGĄCYCH WSKAZYWAĆ NA PODEJRZENIE POPEŁNIENIA PRZESTĘPSTWA
Instytucja obowiązana zawiadamia Generalnego Inspektora o okolicznościach, które mogą wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Zawiadomienie jest przekazywane niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 2 dni roboczych od dnia potwierdzenia przez instytucję obowiązaną podejrzenia, o którym mowa powyżej.
W zawiadomieniu podaje się:
- dane identyfikacyjne, klienta instytucji obowiązanej przekazującej zawiadomienie,
- posiadane dane identyfikacyjne, osób fizycznych, osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, niebędących klientami instytucji obowiązanej przekazującej zawiadomienie,
- rodzaj i wielkość wartości majątkowych oraz miejsce ich przechowywania,
- numer rachunku prowadzonego dla klienta instytucji obowiązanej przekazującej zawiadomienie, oznaczony identyfikatorem IBAN lub identyfikatorem zawierającym kod kraju oraz numer rachunku w przypadku rachunków nieoznaczonych IBAN,
- posiadane informacje, o których mowa w art. 72 ust. 6 ustawy, w odniesieniu do transakcji lub prób ich przeprowadzenia,
- wskazanie państwa Europejskiego Obszaru Gospodarczego, z którym jest powiązana transakcja, jeżeli została przeprowadzona w ramach działalności transgranicznej,
- posiadane informacje o rozpoznanym ryzyku prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu oraz o czynie zabronionym, z którego mogą pochodzić wartości majątkowe,
- uzasadnienie przekazania zawiadomienia.
OBOWIĄZEK PRZEKAZANIA LUB UDOSTĘPNIENIA DOKUMENTÓW NA ŻĄDANIE GIIF
Na żądanie Generalnego Inspektora instytucja obowiązana niezwłocznie przekazuje lub udostępnia posiadane informacje lub dokumenty, niezbędne do realizacji zadań Generalnego Inspektora określonych w ustawie, w tym dotyczące:
WSKAZANIE PODEJRZANEJ TRANSAKCJI
Instytucja obowiązana niezwłocznie zawiadamia Generalnego Inspektora, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, o przypadku powzięcia uzasadnionego podejrzenia, że określona transakcja lub określone wartości majątkowe mogą mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu.
W zawiadomieniu instytucja obowiązana przekazuje pozostające w jej posiadaniu informacje związane z powziętym podejrzeniem oraz informację o przewidywanym terminie przeprowadzenia transakcji, o której mowa powyżej.
Po otrzymaniu zawiadomienia Generalny Inspektor dokonuje niezwłocznie potwierdzenia jego przyjęcia, w postaci urzędowego poświadczenia odbioru, zawierającego w szczególności datę i godzinę przyjęcia zawiadomienia.
ZAWIADOMIENIE PROKURATORA
Instytucja obowiązana, z wyłączeniem banków krajowych, oddziałów banków zagranicznych, oddziałów instytucji kredytowych oraz spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych, niezwłocznie zawiadamia właściwego prokuratora o przypadku powzięcia uzasadnionego podejrzenia, że wartości majątkowe będące przedmiotem transakcji lub zgromadzone na rachunku pochodzą z przestępstwa innego niż przestępstwo prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu lub z przestępstwa skarbowego albo mają związek z przestępstwem innym niż przestępstwo prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu lub z przestępstwem skarbowym.
Wypełnienie obowiązków ustawowych jest niezmiernie istotne (wspominaliśmy już o tym w pierwszej części artykułu). Przepisy ustawy wprowadzają bowiem kompleksowe rozwiązanie dotyczące kar i innych środków nakładanych na instytucje obowiązane (w tym biura rachunkowe) za naruszenie ustawy. Rozszerzono katalog kar administracyjnych, rodzajów naruszeń przepisów o przeciwdziałaniu praniu oraz finansowaniu terroryzmu, za które może nałożona zostać kara administracyjna, uszczegółowiono przesłanki mające wpływ na wysokość sankcji, wprowadzono możliwości odstąpienia od nałożenia kary oraz nałożenia kary pieniężnej na osoby sprawujące funkcje zarządcze w instytucjach obowiązanych.
Ustawa podwyższa górny próg kary pieniężnej do 5 mln euro albo do 10 procent rocznego obrotu.
Nawet do 1 mln zł może sięgać kara nakładana na członka zarządu odpowiedzialnego za wykonanie obowiązków ustawowych w okresie, w którym doszło do naruszeń ze strony instytucji obowiązanej.
Przydatne linki:
- Link do tekstu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. poz. 723). http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20180000723
- Link do tekstu ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o zmianie ustawy o usługach płatniczych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1075). http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20180001075
- Link do tekstu uzasadnienia projektu ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu wersja z dnia 31 stycznia 2018 r. http://www.sejm.gov.pl/Sejm8.nsf/druk.xsp?nr=2233
Zapraszamy do śledzenia naszego bloga. W najbliższym czasie ukaże się artykuł „Biuro księgowe, obowiązki wynikające z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu a ochrona danych osobowych.”